Ein Tag der offenen Tür ist für Feuerwehrvereine eine Gelegenheit, die Feuerwehr im Ort sichtbar zu machen und Menschen miteinander ins Gespräch zu bringen. Der Verein kann dabei weit mehr beitragen als Kuchen und Getränke: Er kann Helfende koordinieren, Gäste begrüßen, Informationen vorbereiten, Mitmachangebote begleiten und die Nachbereitung organisieren.

Entscheidend ist eine klare Grenze: Der Feuerwehrverein unterstützt die Veranstaltung, übernimmt aber nicht automatisch Aufgaben der Einsatzabteilung, der Feuerwehrführung oder des Feuerwehrträgers. Einsatzbereitschaft, sicherheitskritische Abläufe und fachliche Vorführungen liegen bei den jeweils zuständigen Stellen. Welche Rolle der Verein vor Ort tatsächlich übernimmt, ergeben Satzung, Vereinszweck, örtliche Absprachen und vorhandene Ressourcen.

Die Rolle des Feuerwehrvereins beim Tag der offenen Tür

Ein gelungener Tag der offenen Tür verbindet Begegnung, Information und Vereinsarbeit. Besucherinnen und Besucher können die Feuerwehr kennenlernen, Fragen stellen und erfahren, wie sie die Arbeit vor Ort unterstützen können. Der Feuerwehrverein schafft dafür häufig den organisatorischen und gastfreundlichen Rahmen.

Eine einheitliche Aufgabenverteilung für alle Feuerwehrvereine gibt es nicht. Deshalb sollte der Vorstand frühzeitig mit Feuerwehrführung und, soweit erforderlich, mit der Kommune abstimmen: Was ist das Ziel der Veranstaltung? Wer entscheidet über welche Bereiche? Welche Flächen müssen für den Einsatzbetrieb frei bleiben? Und welche Aufgaben kann der Verein zuverlässig übernehmen?

Wichtig: Zuständigkeiten sauber trennen

  • Feuerwehrverein: beispielsweise Helferplanung, Besucherempfang, Bewirtung, Vereinsinformation, Beschilderung, Spendenorganisation und organisatorische Logistik.
  • Feuerwehrführung und Einsatzabteilung: Einsatzbereitschaft, fachliche Erläuterungen zu Fahrzeugen und Ausrüstung, sicherheitsrelevante Vorführungen sowie Entscheidungen über Einsatzmittel und gesperrte Bereiche.
  • Kommune oder Feuerwehrträger: je nach örtlicher Zuständigkeit etwa die Nutzung kommunaler Flächen, Veranstaltungsfragen und weitere Vorgaben.

Der Verein sollte keine Vorführung ankündigen oder verändern, wenn dafür keine fachliche Zuständigkeit und keine Freigabe besteht. Das gilt besonders für offene Flammen, Löschmittel, Gefahrstoffe, Fahrzeuge und Bereiche, die für eine mögliche Alarmierung frei bleiben müssen.

Frühzeitig planen und gemeinsam abstimmen

Eine gute Vorbereitung beginnt mit einem gemeinsamen Planungsgespräch. Dabei wird nicht nur ein Programm gesammelt, sondern auch geprüft, ob Personal, Material und Zuständigkeiten dafür vorhanden sind. Wer früh entscheidet, kann Helfende gezielt ansprechen und offene Fragen rechtzeitig an die zuständigen Stellen geben. Hilfreich ist es, das Vorgehen zum Planen eines Feuerwehrfests frühzeitig zu strukturieren.

Diese Punkte gehören in das erste Planungsgespräch

  • Termin, Ort, Öffnungszeiten und erwartete Besucherzahl
  • Zielgruppen wie Familien, Kinder, Jugendliche, Fördermitglieder und interessierte Erwachsene
  • geplante Programmteile und die jeweils fachlich verantwortliche Stelle
  • Flächen für Empfang, Bewirtung, Sitzgelegenheiten, Informationsstand und Mitmachstationen
  • freie Zufahrten, Stellflächen und Bereiche, die wegen der Einsatzbereitschaft nicht genutzt werden dürfen
  • Verantwortliche für Vereinsprogramm, Feuerwehrprogramm und Veranstaltungsorganisation
  • Einkauf, Finanzierung, Spenden, Sponsoring und mögliche Einnahmen
  • Abstimmungen mit Kommune, Grundstückseigentümer, Versicherer und weiteren zuständigen Stellen

Praktisch ist eine einfache Aufgabenmatrix, die auch auf dem Smartphone gut lesbar bleibt. Für jede Aufgabe werden eine hauptverantwortliche Person, eine Vertretung, der Zeitpunkt und die benötigte Unterstützung festgehalten. So wird sichtbar, welche Punkte noch offen sind.

  • Fachliche Vorführungen: Verantwortung bei der Feuerwehrführung; der Verein unterstützt bei Ankündigung und Besucherinformation.
  • Empfang und Infostand: Verantwortung beim Verein; benötigt werden eingewiesene Vereinsmitglieder und Informationsmaterial.
  • Bewirtung: Verantwortung nach örtlicher Absprache; der Verein kann Einkauf, Ausgabe, Reinigung und Abrechnung organisieren.
  • Kinderprogramm: Verantwortung bei vorab benannten Personen; Betreuung und Materialausgabe müssen geplant sein.
  • Einsatzbereitschaft: Verantwortung bei der zuständigen Feuerwehr; Vereinsaufbau und Besucherführung dürfen sie nicht beeinträchtigen.

Helferinnen und Helfer gewinnen und koordinieren

Ein Tag der offenen Tür benötigt Menschen für Aufbau, Empfang, Bewirtung, Informationsstand, Kinderangebote, Reinigung, Abbau und Nachbereitung. Eine allgemeine Bitte um Hilfe reicht dafür oft nicht aus. Zielführender ist es, konkrete Aufgaben mit Zeitraum, Treffpunkt und Ansprechperson zu benennen.

Die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt empfiehlt Vereinen, Ziele und Aufgaben klar zu kommunizieren und Engagierte aktiv einzubinden. Für Feuerwehrvereine lässt sich daraus ableiten: Wer um Unterstützung bittet, sollte verständlich erklären, wofür sie gebraucht wird und was die Aufgabe umfasst. Statt „Wer kann helfen?“ ist etwa eine konkrete Anfrage für den Besucherempfang oder die Kuchenausgabe leichter beantwortbar. Die DSEE-Checkliste zur Gewinnung Engagierter bietet hierfür Orientierung.

Helferplan mit klaren Übergaben

  • Aufbau: Beschilderung, Tische, Sitzgelegenheiten, Material und vereinbarte Infrastruktur prüfen.
  • Veranstaltungsbeginn: Helfende begrüßen, Stationen besetzen und wichtige Hinweise weitergeben.
  • Laufender Betrieb: Schichten so planen, dass Übergaben und Pausen möglich sind.
  • Veranstaltungsende: Ausgabe beenden, Lebensmittel und Material sichern sowie Fundstücke sammeln.
  • Abbau: Flächen reinigen, Leihgaben zurückgeben und Einnahmen nachvollziehbar erfassen.

Jede Station braucht eine erreichbare Ansprechperson. Sie sollte wissen, wer eingeteilt ist, wo Material liegt und an wen sie Fragen weitergibt. Vor Beginn hilft ein kurzes Briefing zu Aufgaben, Pausen, Notfallkontakten, Zutrittsbereichen und dem Umgang mit Beschwerden. Das Briefing ersetzt keine fachliche Einweisung für sicherheitsrelevante Tätigkeiten. Für klare Einsatzzeiten und Übergaben eignet sich ein Helferplan mit Schichten und Verantwortlichkeiten.

Besucher empfangen und Feuerwehr erklären

Der Empfang prägt den ersten Eindruck. Eine freundlich besetzte Anlaufstelle kann über Programm, Toiletten, Sitzplätze, Bewirtung und Ansprechpartner informieren. Wenn mehrere Bereiche des Feuerwehrhauses oder des Geländes genutzt werden, erleichtert ein übersichtlicher Lageplan die Orientierung.

Am Vereinsstand sollte erkennbar sein, wofür der Feuerwehrverein steht und wie Menschen unterstützen können. Neben Informationen zur Mitgliedschaft können dort Fragen zur Unterstützung der Jugendfeuerwehr durch den Verein gesammelt und Kontakte vermittelt werden. Fachliche Fragen zu Einsatzabläufen, Fahrzeugen oder Ausrüstung leitet der Verein an zuständige Feuerwehrangehörige weiter.

  • kurze Erklärung von Vereinszweck und Unterstützung der Feuerwehr vor Ort
  • Informationen zu Mitgliedschaft, Fördermöglichkeiten und kommenden Vereinsaktivitäten
  • unverbindliche Kontaktmöglichkeit für Interessierte
  • Ansprechpersonen für Eltern, Jugendliche und Förderinteressierte
  • Hinweise auf Programmpunkte, Treffpunkte und gesperrte Bereiche

Der Deutsche Feuerwehrverband beschreibt Informationsstände und Mitmachaktionen als Elemente publikumsoffener Feuerwehrveranstaltungen. Der Verein kann diesen Austausch organisieren und begleiten. Fachliche Aussagen und Vorführungen bleiben jedoch Aufgabe der zuständigen Feuerwehrangehörigen. Der DFV beschreibt den Ansatz „Erlebnis Feuerwehr“ als Möglichkeit, mit Bürgerinnen und Bürgern in Kontakt zu kommen.

Mitmachangebote für Kinder und Familien

Betreute Mitmachstation für Kinder beim Tag der offenen Tür der Feuerwehr

Mitmachangebote können Familien einen Anlass geben, länger zu bleiben und sich mit der Feuerwehr zu beschäftigen. Der Verein kann Stationen vorbereiten, Material bereitstellen und die Betreuung nach den örtlichen Absprachen organisieren. Voraussetzung ist, dass Gelände, Altersgruppen, Personal und Sicherheitsvorgaben berücksichtigt werden.

Geeignete Ideen

  • eine Rallye mit Fragen zur Feuerwehr und zum richtigen Notruf
  • Sortier- und Zuordnungsspiele rund um Ausrüstung und Fahrzeuge
  • eine Bastelstation mit Feuerwehrmotiven
  • Teamaufgaben in einem klar abgegrenzten Bereich
  • eine betreute Station mit ungefährlichen Ausrüstungsgegenständen
  • eine Stempelkarte mit kleinen Aufgaben an mehreren Stationen

Der DFV nennt für Mitmachaktionen Spiel-, Forschungs-, Bastel-, Experimentier-, Bewegungs- und Teamangebote. Diese Anregungen sind keine fertige Sicherheitsplanung. Jede Station muss an das Gelände, die Altersgruppe und die örtlichen Vorgaben angepasst werden. Die Hinweise des DFV zum Mitmach-Tag für Kinder können dem Planungsteam als Ideensammlung dienen.

Vorab sollte klar sein, ob Eltern ihre Kinder an einer Station begleiten müssen und wer dort verantwortlich ist. Der Verein sollte keine Betreuung zusagen, wenn dafür keine ausreichend geeigneten Helfenden eingeplant sind. Zufahrten, Fahrzeugbereiche und andere einsatzrelevante Flächen bleiben frei.

Bewirtung, Spenden und Sponsoring organisieren

Bewirtung gehört häufig zu den sichtbaren Vereinsaufgaben. Der Verein kann Angebot, Einkauf, Kühlung, Ausgabe, Nachschub, Reinigung und Abrechnung koordinieren. Vor der Veranstaltung sollte feststehen, wer für welchen Bereich verantwortlich ist und wie Einnahmen dokumentiert werden.

Bei Lebensmitteln, Ausschank, Allergenen, Hygiene, Jugendschutz und Abfall können kommunale oder sonstige örtliche Vorgaben relevant sein. Auch Verkauf, Tombola, Spenden, Sponsoring und ihre steuerliche Behandlung hängen von der konkreten Ausgestaltung ab. Pauschale Aussagen zur Genehmigungsfreiheit oder Steuerfreiheit wären daher nicht zuverlässig. Der Vorstand sollte örtliche Anforderungen und die eigenen Vereinsunterlagen prüfen.

Spenden sollten eindeutig gekennzeichnet und nachvollziehbar behandelt werden. Für die Zählung und Dokumentation ist ein nachvollziehbares Verfahren sinnvoll, das der Verein vorab festlegt. Sponsoren können genannt werden, wenn dies mit Vereinszweck, Vereinbarungen und örtlichen Regeln vereinbar ist. Die Darstellung sollte nicht den Eindruck erwecken, dass Feuerwehr oder Kommune ein Unternehmen empfehlen.

Musik, Versicherungen und örtliche Vorgaben

Musik rechtzeitig klären

Kostenloser Eintritt bedeutet nicht automatisch, dass keine GEMA-Fragen entstehen. Nach Angaben der GEMA kann öffentlich genutzte Musik auch bei Veranstaltungen ohne Eintritt vergütungspflichtig sein. Für die Beurteilung sind unter anderem Veranstaltungsart, Art der Musiknutzung, Fläche, Größe, Repertoire und mögliche Ausnahmen relevant.

Das kann Livemusik, DJ-Musik, Tonträger oder Hintergrundmusik betreffen. Der Verein sollte die Musiknutzung beim Feuerwehrfest rechtzeitig prüfen und, falls erforderlich, anmelden. Die GEMA erläutert die Anmeldung von Vereinsveranstaltungen; ergänzend informiert sie über kostenlose Veranstaltungen. Mögliche Pauschalregelungen oder regionale Vereinbarungen sind nicht ohne Einzelfallprüfung übertragbar.

Versicherungsschutz prüfen

Vor dem Fest sollte der Vorstand klären, welche Personen, Tätigkeiten und Gegenstände durch bestehende Verträge erfasst sind. Je nach Fall können Vereinshaftpflicht, Unfallversicherung sowie Gebäude-, Inventar- oder Schutzfragen bei geliehenen Gegenständen relevant sein. Die DSEE nennt diese Themen als wichtige Bereiche für Vereine. Die DSEE-Informationen zu Versicherungen im Ehrenamt bieten eine Orientierung, ersetzen aber keine Prüfung der konkreten Verträge.

Ebenso sollte festgelegt sein, wie Schäden, Unfälle und Beschwerden dokumentiert werden und wer bei Fragen erreichbar ist. In die Veranstaltungsmappe gehören deshalb aktuelle Kontakte von Vorstand, Feuerwehrführung, Grundstückseigentümer sowie gegebenenfalls Versicherer und Kommune.

Örtliche Vorgaben einholen

Je nach Ort und Ausgestaltung können Veranstaltungsanzeigen, Sondernutzungen, Anforderungen an Flächen, Lebensmittelhygiene, Ausschank, Jugendschutz, Lärmschutz oder Verkehrsregelungen relevant sein. Eine bundesweit einheitliche Antwort gibt es nicht. Der Vorstand sollte zuständige Stellen frühzeitig ansprechen und wichtige Absprachen schriftlich festhalten.

Am Veranstaltungstag: kurze Wege und klare Abläufe

Am Veranstaltungstag prüft das Organisationsteam, ob Aufbau, Beschilderung, Material und Helferbesetzung dem Plan entsprechen. Danach werden die eingeteilten Personen kurz eingewiesen. Besprochen werden insbesondere freie Zufahrten, gesperrte Bereiche, Ansprechpartner, Pausen und Wege für Rückfragen.

Ein fester Organisationspunkt erleichtert die Koordination. Dort können Helferplan, Lageplan, Telefonnummern, Materialliste und Unterlagen zur Abrechnung oder Schadensdokumentation bereitliegen. Änderungen im Ablauf sollten über die benannte Veranstaltungsleitung kommuniziert werden.

Vereinshelfer achten auf Besucherführung, Ordnung, Nachschub und Abfall. Sie treffen keine fachlichen oder einsatzbezogenen Entscheidungen. Bei Unsicherheiten wenden sie sich an die zuständige Feuerwehrführung, statt Bereiche eigenständig zu öffnen, Fahrzeuge zu bewegen oder Programmpunkte zu ändern.

Typische Fehler vermeiden

  • Zu spät beginnen: Helferplanung, Musik, Versicherungsfragen und örtliche Vorgaben werden erst kurz vor dem Termin geprüft.
  • Unklare Zuständigkeiten: Wichtige Stationen bleiben unbesetzt oder mehrere Personen fühlen sich gleichzeitig verantwortlich.
  • Aufgaben vermischen: Vereinshelfer geben sicherheitsrelevante Auskünfte oder kündigen Vorführungen ohne Abstimmung an.
  • Kinderangebote unterschätzen: Betreuung, Material, Flächen und klare Regeln werden nicht eingeplant.
  • Einnahmen nicht dokumentieren: Verkauf, Spenden, Einkauf und Sponsoring sind später nicht nachvollziehbar.
  • Nachbereitung vergessen: Leihgaben, Rechnungen, Fundstücke und Rückmeldungen bleiben offen.

Nachbereitung und nachhaltige Vereinsarbeit

Nach der Veranstaltung werden Flächen, Material, Leihgaben und Finanzen zeitnah geprüft. Schäden und offene Punkte sollten dokumentiert und an die zuständigen Personen weitergegeben werden. Eine nachvollziehbare Abrechnung erleichtert dem Vorstand die weitere Vereinsarbeit.

Eine kurze Nachbesprechung mit Verein und Feuerwehr ist besonders wertvoll. Dabei können Fragen gesammelt werden: Welche Stationen wurden gut angenommen? Wo fehlten Helfende? Welche Hinweise kamen von Besucherinnen und Besuchern? Welche Kontakte zu möglichen Mitgliedern oder Fördernden entstanden? Die Ergebnisse gehören in ein kurzes Protokoll, damit sie bei der nächsten Planung verfügbar sind.

Auch ein persönlicher Dank an Helfende, Unterstützende und Beteiligte gehört zur Nachbereitung. Er zeigt, dass ehrenamtliches Engagement wahrgenommen wird, und kann die Bereitschaft zur Unterstützung bei künftigen Veranstaltungen stärken.

Checkliste für den Feuerwehrverein

  • Satzung, Vereinszweck und örtliche Zuständigkeiten geprüft
  • Abstimmung mit Feuerwehrführung und gegebenenfalls Kommune erfolgt
  • Programm, Verantwortlichkeiten und Vertretungen schriftlich festgehalten
  • Helfende mit konkreten Aufgaben und Einsatzzeiten eingeteilt
  • Empfang, Infostand, Beschilderung und Vereinsmaterial vorbereitet
  • Kinder- und Mitmachangebote auf Betreuung und Sicherheit geprüft
  • Bewirtung, Einkauf, Hygiene, Ausschank und Abrechnung geklärt
  • Spenden, Sponsoring und mögliche steuerliche Fragen geprüft
  • Musiknutzung bei der GEMA geprüft und gegebenenfalls angemeldet
  • Versicherungsumfang, Dokumentationswege und Ansprechpartner geklärt
  • Örtliche Vorgaben zu Fläche, Verkehr, Lärm und Jugendschutz eingeholt
  • Kontaktliste, Lageplan und Helferbriefing vorbereitet
  • Abbau, Abrechnung und Nachbesprechung eingeplant

FAQ zum Tag der offenen Tür

Welche Aufgaben kann der Feuerwehrverein grundsätzlich übernehmen?

Typische Vereinsaufgaben sind Besucherempfang, Bewirtung, Helferplanung, Vereinspräsentation, Beschilderung, Spendenorganisation, Mitmachangebote und Nachbereitung. Was der Verein tatsächlich übernimmt, richtet sich nach Satzung, Absprachen und örtlichen Rahmenbedingungen.

Kann der Verein selbst eine Feuerwehrvorführung durchführen?

Fachliche und sicherheitsrelevante Vorführungen sollten bei den zuständigen und qualifizierten Feuerwehrangehörigen liegen. Der Verein kann bei Ankündigung, Besucherführung und Organisation helfen, sollte eine Vorführung aber nicht eigenständig versprechen oder verändern.

Muss Musik auch bei freiem Eintritt bei der GEMA gemeldet werden?

Das kann erforderlich sein. Kostenloser Eintritt schließt eine öffentliche Musiknutzung nicht automatisch aus. Entscheidend sind unter anderem Musikform, Repertoire, Veranstaltungsart und weitere Umstände. Die konkrete Nutzung sollte vorab bei der GEMA geprüft werden.

Wer haftet, wenn sich jemand verletzt?

Das hängt vom Einzelfall, den Verantwortlichkeiten, der Tätigkeit und dem bestehenden Versicherungsschutz ab. Der Verein sollte seine Verträge vorab prüfen und offene Fragen mit Versicherer, Kommune oder Träger klären. Schäden und Unfälle sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.

Welche Genehmigungen braucht ein Tag der offenen Tür?

Das lässt sich nicht bundesweit einheitlich beantworten. Veranstaltungsort, Bewirtung, Ausschank, Musik, Verkehrsflächen, Lärm und weitere Faktoren können unterschiedliche Anforderungen auslösen. Zuständige kommunale Stellen sollten frühzeitig einbezogen werden.

Quellen & weiterführende Informationen